Jaką formę powinien mieć e-mail, którym przesyła się zgłoszenie na konferencję?
Chciałabym przesłać pocztą elektroniczną zgłoszenie na studencką konferencję naukową. Jaką formę powinien mieć list do organizatorów? Jakie zwroty grzecznościowe są w tym wypadku właściwe? Jak uniknąć niezręczności i błędów?
Zacząć wypada od tego, że list musi być. Niedopuszczalne jest przesłanie wymaganych dokumentów bez żadnego tekstu w polu przeznaczonym na treść. Jeśli organizatorzy wydarzenia naukowego proponują uczestnikom kontakt elektroniczny, zgłaszając się na konferencję, należy przygotować e-mail z całą dbałością o kulturę korespondencji.
Forma listu elektronicznego nawiązuje do wzorca bezpośredniej rozmowy z jednej strony i do wzorca tradycyjnego listu – z drugiej. W wypadku korespondencji z instytucją (a taka ma miejsce, gdy zgłaszamy chęć uczestniczenia w konferencji) lepiej będzie posłużyć się formami zaczerpniętymi z tradycyjnego listu.
Pisanie każdego listu, a więc także listu elektronicznego, należy rozpocząć od określenia odbiorcy, relacji między nim a nadawcą oraz celu, któremu ma służyć korespondencja. W wypadku zgłoszenia konferencyjnego mamy do czynienia z organizatorem, który jest najczęściej podmiotem zbiorowym i który pozostaje z kandydatem na prelegenta w relacji nierównorzędnej, zajmuje mianowicie wyższe miejsce w hierarchii.
Ma to znaczenie przy wyborze nagłówka wiadomości. Ponieważ list kierowany jest do osoby (grupy osób) nieznanej, reprezentującej instytucję (ośrodek akademicki lub pewną jednostkę administracyjną działającą w jego ramach), do której zwracamy się w tej formie po raz pierwszy, najodpowiedniejsza będzie formuła zaczerpnięta z korespondencji „papierowej”: Szanowni Państwo. Należy tu nadmienić, że rozpoczynanie listu od Witam, mimo częstego stosowania, uchodzi za nietakt, sygnalizuje bowiem relację nierównorzędną, z nadawcą usytuowanym w hierarchii wyżej niż odbiorca. W świetle tych ustaleń w oczywisty sposób niewłaściwy jest, nawet w wypadku konferencji organizowanej przez studentów, (autentyczny!) list kandydatki na prelegentkę: Cześć, mam nadzieję, że spodoba wam się mój referat! (pisownia oryginalna).
Oprócz grzecznościowego nawiązania kontaktu w postaci nagłówka, konieczne jest też tzw. zakotwiczenie informacji, czyli informacyjne nawiązanie kontaktu z odbiorcą. Aby uczynić korespondencję czytelną, można w tej funkcji sformułować cel, w jakim zwracamy się do odbiorcy, w naszym wypadku – zgłoszenie na konferencję.
Równie ważne jest zakończenie listu. Trzeba pamiętać, aby miało ono formę jednolitą z formą nagłówka. Warto tu przypomnieć, że zwrot Pozdrowienia charakterystyczny jest wyłącznie dla korespondentów pozostających w relacji równorzędnej, a Z poważaniem uznawane jest za kancelaryzm i często odbierane jako formalne lub oschłe.
Ze specyfiką listu elektronicznego wiąże się konieczność sformułowania tematu wiadomości. Jeżeli organizatorzy poprosili o umieszczenie w tym polu konkretnego zwrotu, np. Zgłoszenie albo Formularz, powinniśmy zastosować się do tych zaleceń. Jeżeli nie, należy dołożyć starań, aby temat e‑maila był komunikatywny i wygodny dla odbiorcy, można umieścić tu nazwę konferencji, ewentualnie własne nazwisko. Pamiętajmy, że przemyślany temat listu jest wyrazem naszego szacunku dla korespondencyjnego partnera.
Zgłoszenie na konferencję propozycji referatu zwykle wiąże się z koniecznością dostarczenia odpowiednich dokumentów. Organizatorzy podają do wiadomości ich wykaz, zwróćmy zatem uwagę, by nie zapomnieć o żadnym i wysłać wszystkie w jednym e-mailu. Jeśli organizatorzy przygotowali dla kandydatów szablon zgłoszenia, nie należy zmieniać jego formy. Nazwę załączanego pliku można opatrzyć swoim nazwiskiem. Informując o fakcie dodania załącznika w treści listu, należy pamiętać, że forma w załączeniu typowa jest głównie dla stylu urzędowego.
Na koniec kwestia oczywista – należy zadbać o staranną formę graficzną e-maila. Brak błędów literowych, właściwa interpunkcja i stosowanie polskich znaków diakrytycznych świadczyć będzie o naszym szacunku dla partnera komunikacji.
Anna Gumowska
Zob. M. Marcjanik, Grzeczność w komunikacji językowej, Warszawa 2007.